Destrucción de documentos, preguntas frecuentes

Gestionar registros es una actividad que contempla, no solo el almacenamiento de archivos y papeles empresariales, o el uso que se les da para informar a la dirección empresarial, también tienen que velar por la destrucción de documentos, de forma oportuna, eficaz y bajo las condiciones legales vigentes.

Sabemos muy bien que después de un periodo de retención los archivos almacenados pierden relevancia para la toma de decisiones en la actualidad, pero no por ello la mejor forma de hacer espacio para nuevos papeles es botar a la papelera los viejos y pulsar el botón eliminar en nuestro ordenador, no es tan sencillo, sobre todo tratándose de información confidencial.

¿Qué es entonces la destrucción de documentos?

Es una etapa del proceso de gestión de registros, en la cual, de manera oportuna se elimina toda la información que no tenga validez o importancia para el presente o futuro de la empresa, de hecho es de carácter obligatorio en determinado momento.

¿Quiénes se encargan del proceso?

Por lo general, lo desarrollan proveedores de servicio, que se especializan en el tema, y que garantizan la seguridad, valiéndose de métodos aprobados legalmente, sin necesidad de entrar en contacto directo con los datos confidenciales, tanto en formatos físicos como digitales.destruccion de documentos

¿Es un procedimiento legal?

Sí, siempre y cuando se cumplan los tiempos de retención según el tipo de información almacenada, es normal ser cauteloso y tener miedo de incumplir con la ley, si no te sientes seguro, lo mejor es recurrir a expertos en la ley de protección de datos y proceder según el informe que puedan arrojar.

¿Qué sanciones contempla la LOPD?

Si eliminas datos que pudiesen ser factor clave de una investigación o una auditoría financiera, las repercusiones son graves, a nivel de multas pueden incluso sancionarte por 500.000 Euros y en el peor de los casos puedes ir preso, pero además daña notablemente la reputación e imagen de la empresa.

Métodos de destrucción

1.- Trituración: se emplea para todo lo que es en físico, los papeles pasan por una máquina especial que deja irreconocible el contenido, se trata de un sistema muy seguro y que además es amigable con el medio ambiente, ya que se presta para el reciclaje.

2.- Eliminación digital: hoy se confía más en los ordenadores a la hora de almacenar, pero cuando de eliminar se trata borrar no es suficiente, hay softwares que pueden recuperar la información, los proveedores especializados se encargan de que esos datos sean realmente borrados.